Das Kanban Board

Dein Weltreise Planungswerkzeug

Eine Weltreise bedarf einen enormen Aufwand an Planung. Es gibt viele große aber auch kleine unscheinbare Themen, die angegangen werden wollen. Diese hat man aber beim besten Willen nicht immer auf dem Schirm. Damit wir einen Überblick über all die Themen behalten konnten, haben wir uns ein Weltreise Kanban Board erstellt.

Du erfährst auf dieser Seite was ein Kanban Board ist, wie es funktioniert und wie du diese Wunderwaffe für deine Weltreise Planung einsetzen kannst.

Kapitel 1 – Der Planungsbeginn deiner Weltreise

Wie beginne ich mit der Planung meiner Weltreise?

Du stellst dir sicher die Frage “Wie haben die bitte den Überblick nicht verloren?“ Es sind diese unzähligen Themenbereiche, welche die Planung zu einer Masteraufgabe machen. Wäre dir zum Beispiel in den Kopf gekommen ein Testament aufzusetzen? Oder hättest du direkt daran gedacht einen VPN einzurichten?

Hey, wir sind ehrlich zu dir – auch wir hatten das nicht direkt auf dem Schirm.

Wenn wir uns etwas vornehmen sind wir meist voller Euphorie, Energie und Tatendrang – es gibt Menschen, die Größenwahnsinnig passender finden – aber da sehen wir mal ganz von ab. Wir haben uns also entschieden eine Weltreise zu machen. Nun sprudelten die Ideen, daher haben wir bereits früh angefangen alles aufzuschreiben und direkt zu kategorisieren. Hätten wir das nicht, dann hätte unsere Realität wohl auch so ausgesehen:

Völlige Euphorie – Tatendrang – nach 4-6 Wochen fokussiert man sich auf andere Dinge, verliert Aspekte der Planung aus den Augen und wenige Wochen bevor es dann losgeht, fällt einem dann erschreckender Weise auf, was man alles übergangen hat. Das wird wohl den meisten bekannt vorkommen, denn das ist wahrscheinlich jeden schon mal passiert. Na gut – unsere Weltreise ist unser Herzensprojekt und wir wollten es bis ins kleinste Detail richtig machen. Daher war eine unserer ersten Amtshandlung die Entwicklung unseres mittlerweile geliebten Weltreise Kanban Board.

Kapitel 2 – Was ist dieses Kanban Board?

Kurz gesagt ist das Kanban Board eine spezielle Visualisierungsform – hier werden deine Aufgaben verwaltet und Schwachstellen während der Arbeit identifiziert. Es zeigt dir auf, welche Aufgaben es gibt, mit welcher Priorität diese bearbeitet werden sollten und wann diese durch wen zu erledigen sind. Eine visualisierte ToDo Liste sozusagen. Das Schöne daran ist, hängst du dir dein Kanban Board an eine markante Stelle in deiner Wohnung, wirst du täglich an deinen Traum und deine Aufgaben erinnert. Bei uns hing das Board im Flur und wir sind jeden Tag daran vorbei gelaufen.

Kanban Boards gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Farben, als Stück Papier oder aber auch als Softwarelösung. Viele sind schlichtweg überladen und eignen sich lediglich für berufliche Projekte. Daher haben wir uns dazu entschieden, das Kanban Board auf unser Projekt, nämlich unsere Weltreise und die Erstellung unseres Travel Blogs anzupassen. Dabei haben wir uns bewusst gegen eine Softwarelösung entschieden und das Ganze oldschool mit Stift, Papier und einer Menge Post-Its realisiert.

Wie sich das Board im Laufe der Zeit verhält, kannst du in unserem Kanban Entwicklungsvideo ansehen.

Kanban Board Emtwicklung

Das Board lebt, es verändert sich und ist wie ein Fortschrittsbalken, welcher dir immer wieder zeigt, dass dein Traum deiner Weltreise immer näher rückt. Nach kurzer Zeit haben wir uns bereits dabei ertappt, wie wir nach dem Feierabend unsere Post-Its geschnappt und diese bis spät in die Nacht bearbeitet haben.
Genug mit der ganzen Theorie, du willst sicher wissen wie das ganze funktioniert!

Kapitel 3 – Voraussetzungen und Regeln eines
Kanban Boards

Das Board:

Du brauchst nicht viel für dein Weltreise Kanban Board. Als gutes Medium hat sich ein Whiteboard,  eine Flipchart oder mehrere DIN A3 Papiere herausgestellt. Hast du eine sehr flache Wand, keine Strukturtapete oder ein großes Fenster? Dann eignen sich zum Beipsiel auch selbsthaftende Flipchart Folien*.

Außerdem brauchst du noch gaaaaaanz viele Post Its und einen Edding oder je nach Medium einen Whiteboard- (wasserfeste) / Flipchartmarker (wasserlösliche). Bei den Post-Its haben wir uns für diese* entschieden – gut klebend, klein und in 2 verschiedenen Farben.

  • Farbe Pink: Aufgaben für die Weltreise

  • Farbe Blau: Aufgaben für den Travel Blog

Natürlich kannst du dir auch andere Farbenzuordnungen überlegen. Denkbar wäre zum Beispiel verschiedene Farben für verschiedene Prioritäten, Zeiträume oder Personen.

Der Aufbau:
  • Backlog:
    Im Backlog sind grundsätzlich alle Aufgaben abgelegt, unabhängig davon wie umfangreich, komplex oder wichtig diese sind. Es ist also ein Sammelbecken aller Aufgaben die uns einfallen. Das Besondere daran, dieses “Becken” füllt sich im Laufe der Zeit. Nicht alle Aufgaben müssen zu Beginn bekannt sein, das Backlog kann wachsen. Wir haben mit 20 Aufgaben begonnen, im Laufe der Zeit wurden daraus 100 und zum Ende hin wieder weniger. 

    Zur besseren Übersicht haben wir das Ganze noch in 3 verschiedene Prioritäten unterteilt. 

  • ToDo:
    Hier liegen alle Aufgaben, welche als nächstes angegangen werden sollten.

  • In Progress:
    In der “in Progress” Spalte sollten alle Aufgaben hängen, welche zum aktuellen Zeitpunkt in der Bearbeitung sind.

  • Done:
    Die “Done” Spalte ist unsere Liebste – hier hängen alle Aufgaben, welche wir bereits erledigt haben.

Die Priorisierung:

Da wir sehr früh gemerkt haben, dass viele Aufgaben erst 1 oder 2 Monate vor unserer Weltreise relevant sind, haben wir eine Priorisierung in unserem Backlog eingeführt.

  • Priorität 1:   
    Hier befinden sich alle Aufgaben welche zeitnah, also in den nächsten 4 Wochen, angegangen werden müssen. 

  • Priorität 2:
    Alle Aufgaben die wir in den nächsten 3 Monaten angehen sollten, hängen wir in diese Spalte. Ist die Zeit reif, wandern diese Post Its zu Priorität 1.

  • Priorität 3:
    Nicht wirklich eine Priorität, eher ein Platzhalter für Aufgaben die noch sehr weit in der Zukunft liegen (>3 Monate) oder für unsere Weltreise keinen großen Stellenwert haben. Entsprechend unkritisch sind diese Punkte, sollten wir diese Aufgaben nicht bis zum Reiseantritt schaffen.

Die Regeln:

Damit das Ganze auch wirklich funktioniert gibt es eine Handvoll einfache Spielregeln – diese machen vor allem Sinn, wenn ihr zu zweit daran arbeiten möchtet.

  • Die Reihenfolge in den einzelnen Spalten ergeben nicht die Priorität. 

  • Wir haben uns die Aufgaben immer selbst zugewiesen. Sollten unbeliebte Aufgaben zu lange in der ToDo Spalte hängen, haben wir einfach kurz darüber gesprochen ;)

  • Eure Aufgaben wandern von links nach rechts und nicht andersrum.

  • Mögliche Aufgaben sollten klein definiert werden. Aufgaben a la “Reiseblog erstellen” sind nicht zielführend. Als Richtwert solltest du Aufgaben so schneiden, dass sie innerhalb von 2-3 Wochen erledigt werden können.

  • Die Aufgaben landen erst in “Done”, wenn sie tatsächlich erledigt sind.

  • Die “in Progress”-Spalte sollte auf maximal 10 Aufgaben begrenzt sein – macht lieber weniger Dinge auf einmal, diese dafür aber gewissenhaft.

Kapitel 4 – Vorteile eines Kanban Boards

Falls du noch nicht überzeugt bist, hier nochmals alle Vorteile im Überblick:

  • Tägliche Erinnerung an die bevorstehenden Aufgaben.

  • Übersicht aller Aufgaben und deren Status.

  • Simple Abfolge und ideal für die Bearbeitung mehrere Aufgaben durch mehrere Personen.

  • Aufgaben die noch weit in der Zukunft liegen bleiben in Erinnerung und gehen nicht verloren. Backlog sei Dank.

  • Die Stauungen von Aufgaben wird vermieden, da sie auffällt.

  • Aufgaben die nicht angegangen werden oder sich ziehen werden ersichtlich.

  • Selbständiges Arbeiten, da sich jeder zu jeder Zeit eine Aufgaben schnappen kann.

  • Spaß an der Bearbeitung von Aufgaben und Transparenz in der Erreichung von Erfolgen.

Kapitel 5 – Fazit & Erfahrungswerte

Uns hat die Arbeit mit dem Kanban Board sehr viel Spaß bereitet. Zudem wussten wir jederzeit, wann wir welche Aufgaben erledigen sollten. Auch die unangenehmen Tätigkeiten, wie das Verfassen eines Testamentes, wurden dadurch nicht auf die lange Bank geschoben. Aus unserer Erfahrung heraus entwickelt sich das Board und auch die Arbeit damit im Laufe der Zeit. Vermutlich wirst du zu Beginn anders mit dem Board umgehen als am Ende. Aber das ist vollkommen in Ordnung. Es ist sogar gewollt, schließlich soll sich das Board entwickeln, so auch bei uns.

Und nun viel Spaß bei der Planung mit deinem Weltreise Kanban Board!

Kapitel 6 -Dein Kanban Board als Download

Das alles hört sich gut für dich an und du möchtest diese Methode ebenfalls für deine Weltreise nutzen? Dann bist du hier genau richtig, denn wir haben unsere Vorgehensweise nicht nur dokumentiert – nein,  du kannst dir sogar kostenlos die Vorlage unseres Kanban Boards inklusive aller ToDo’s, die für unsere Weltreise angefallen sind, herunterladen. Probiere es aus, schaue es dir an oder nutze es direkt als Einstieg um einen Überblick zu erhalten, was dich alles erwartet.

Download Kanban Board Template

Hast du Fragen, Erfahrungen oder Verbesserungsvorschläge mit dem Umgang von Kanban im privaten, dann hinterlasse uns gerne einen Kommentar.
Wir freuen uns darauf!

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